Nachhaltigkeitsbericht erstellen in 5 Schritten

Sie möchten für Ihr Unternehmen einen ersten Nachhaltigkeitsbericht erstellen und fragen sich, wie Sie anfangen sollen? In diesem Blogbeitrag beschreibe ich den Prozess der Erstellung – von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt. Ich gebe Tipps, worauf Sie achten müssen und an welchen Stellen sich externe Unterstützung lohnt. Zugegeben: Nicht für jedes Unternehmen sind genau diese Schritte in genau dieser Reihenfolge sinnvoll. Aber sie helfen zu verstehen, was zu einem professionellen Nachhaltigkeitsbericht alles dazugehört. Los geht’s!

Nachhaltigkeitsbericht erstellen – die fünf Schritte im Überblick:

• Konzept entwickeln
• Wesentliche Themen analysieren
• Recherche durchführen
• Texte erstellen
• Layout umsetzen

1. Konzept für nachhaltigkeitsbericht erstellen

Bevor Sie sich in die Themenfindung und die Texterstellung stürzen, braucht es ein schlüssiges Konzept – sowohl für die Inhalte als auch für das Layout. Ein guter Bericht hat einen klaren roten Faden. Er macht es dem Leser möglichst einfach, durch die Vielfalt an Themen zu navigieren. Suchen Sie nach einem Schwerpunktthema oder einem Aufhänger, um dem Bericht eine klare Ausrichtung zu geben. Dabei sollte der Bericht nicht nur inhaltlich überzeugen, sondern auch durch ein ansprechendes Layout. Prüfen Sie, welche Möglichkeiten Ihnen Ihr Corporate Design bietet und wie gut die interne Bilddatenbank bestückt ist. Müssen neue Fotos gemacht werden – beispielsweise vom Vorstand? Dann sollten Sie das bereits jetzt in die Wege leiten.

Außerdem sollten Sie an dieser Stelle darüber nachdenken, ob, und wenn ja welche, externen Standards Ihr Bericht erfüllen soll. Infrage kommen beispielsweise die Standards der Global Reporting Initiative (GRI) oder die des Deutschen Nachhaltigkeitskodex. Bei einem Erstbericht ist es jedoch auch vollkommen legitim, erst einmal klein anzufangen – ganz ohne offizielle Standards.

Hier finden Sie die drei wichtigsten Rahmenwerke für die Nachhaltigkeitsberichterstattung im Überblick:

2. Wesentlichkeitsanalyse durchführen

Für die Erfüllung bestimmter Standards ist es erforderlich, eine Wesentlichkeitsanalyse (Engl.: Materiality Analysis) durchzuführen. Sie dient dazu, die Nachhaltigkeitsthemen zu ermitteln, die für Ihr Unternehmen und Ihre Stakeholder von wesentlicher Bedeutung sind. So kann für ein Hotel die Vermeidung von Lebensmittelabfällen ein wesentliches Thema sein, während sich eine mittelständische Papierfabrik eher mit dem Wasserverbrauch in der Produktion auseinandersetzen muss. Diese Themen für das eigene Unternehmen zu identifizieren, hat mehrere Vorteile:

1. Mithilfe einer Wesentlichkeitsanalyse können Sie ganz gezielt Ihr operatives Nachhaltigkeitsmanagement verbessern und
2. relevante Themen für Ihren Nachhaltigkeitsbericht ausfindig machen.

Ergebnis einer solchen Analyse ist in der Regel eine Wesentlichkeitsmatrix. Sie veranschaulicht Themen, die aus Perspektive der Stakeholder besonders relevant sind, und solche, die einen großen Einfluss auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft haben.

3. daten & fakten recherchieren

Ein guter Nachhaltigkeitsbericht steht auf einem Fundament aus soliden Kennzahlen und zuverlässigen Informationen. Der Aufbau eines Kennzahlensystems ist ein Thema für sich – insbesondere, wenn der Bericht die umfassenden Anforderungen externer Standards abdecken soll. Neben den harten Fakten braucht es jedoch auch viele qualitative Informationen, um einen Nachhaltigkeitsbericht schreiben zu können. Diese Informationen können Sie zum Beispiel mithilfe von Fragebögen erheben, die Sie von den zuständigen Fachkolleg*innen ausfüllen lassen. Bei der Erstellung dieser Fragebögen können Sie sich an den bereits genannten externen Standards orientieren – auch wenn Sie gar nicht vorhaben, diese offiziell zu erfüllen.

Liegt der Großteil der benötigten Daten und Informationen vor, müssen diese in Anlehnung an Ihre Berichtsstruktur für die Texterstellung vorbereitet werden. So könnten Sie zum Beispiel alle Informationen, die benötigt werden, um ein bestimmtes Unterkapitel zu schreiben, in einem Dokument zusammenführen.  

4. texte für nachhaltigkeitsbericht erstellen

Langsam aber sicher nimmt Ihr Bericht Form an: Die Texterstellung beginnt. Diese Aufgabe kann sowohl die interne Kommunikationsabteilung als auch eine spezialisierte Agentur oder eine professionelle Texterin übernehmen. Je nach Zeitplan und Umfang des Berichts braucht es hierfür ggf. mehr als eine Person. Gerade bei Erstberichten ist der Aufwand vergleichsweise hoch. Denn alles, was in Ihrem Bericht Platz finden soll, muss von Grund auf neu konzipiert und geschrieben werden. In den Folgejahren können Sie dann auf Bestandstexte zurückgreifen und diese um neue Informationen aus dem jeweiligen Berichtszeitraum ergänzen.

Ganz gleich, ob Sie die Texte intern schreiben oder an einen Dritten abgeben: Ein wichtiger Teil des Textprozesses sind Feedbackschleifen – sowohl mit der Person, die auf Unternehmensseite für den Bericht verantwortlich ist, als auch mit den relevanten Fachbereichen. Drei bis vier Schleifen sollten Sie sicherheitshalber einplanen. Ihr Bericht soll nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf weiteren Sprachen erscheinen? Dann wäre jetzt auch der richtige Zeitpunkt, geeignete Dienstleister*innen für die Übersetzung zu suchen. 

Tipp: Wie Sie den richtigen Texter finden

Sie möchten einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen und die Texte dafür von einem externen Dienstleister schreiben lassen? Dann sollten Sie bei der Auswahl auf diese entscheidenden Kriterien achten:

• Hat der oder die Texter*in bereits Nachhaltigkeitsberichte geschrieben?
• Verfügt er oder sie über inhaltliches Know-how zum Thema Nachhaltigkeit und kennt die richtigen Wordings?
• Hat er oder sie vielleicht sogar Erfahrung mit Ihrer Branche?
• Macht er oder sie einen professionellen Eindruck – zum Beispiel im Hinblick auf Qualität und Pünktlichkeit?

5. nachhaltigkeitsbericht layouten lassen

Das Layout spielt eine wichtige Rolle dafür, wie gerne Ihr Bericht gelesen wird. Eine unübersichtliche Aufmachung und schlechtes Bildmaterial können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihre Leser*innen den Bericht links liegen lassen. Um dieser Gefahr aus dem Weg zu gehen, greifen Sie am besten auf einen externen Dienstleister wie eine Designagentur oder einen freien Grafiker zurück.

Fragen Sie sich auch hier: Wer ist meine Zielgruppe? Um das Beispiel von oben noch einmal aufzugreifen: Der Nachhaltigkeitsbericht eines Hotels, das damit hauptsächlich seine Gäste erreichen möchte, wird anders aussehen als der einer Papierfabrik, die den Bericht primär für ihre B2B-Kunden schreibt. Neben Bildern sollten Sie auch über weitere visuelle Elemente wie Grafiken, Tabellen oder Diagramme nachdenken. Sie helfen, den Berichtstext aufzulockern und erleichtern das Verständnis. Darüber hinaus gilt es natürlich, das eigene Corporate Design zu berücksichtigen. 

Geschafft – oder?

In diesem Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie in fünf Schritten einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen. Aber mit der Erstellung allein ist es noch nicht getan. Denn nun müssen Ihre Leser*innen ja auch noch davon erfahren, dass es Ihren Bericht überhaupt gibt. Hier ist Ihre PR-Stelle gefragt. Schreiben Sie Pressemitteilungen zur Veröffentlichung des Berichts und weisen Sie auf allen Kommunikationskanälen des Unternehmens darauf hin.

In den Folgejahren können Sie außerdem darüber nachdenken, Ihren Bericht von einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft prüfen zu lassen. Das erhöht dessen Glaubwürdigkeit.

Bildquellen: (1) Negative Space (pexels.com); (2) KOBU Agency (unsplash.com)